文章作成が苦手な僕が意識していること。

「文章をまとめるのに、毎回すごく時間がかかってしまう…」 そんな悩み、ありませんか？

営業報告書、企画書、上司へのメール、プレゼン資料…。
とにかく「文章を書く」機会が多いですよね。
僕も以前、文章に悩んで何時間もパソコンの前でフリーズしていた一人です。

とりあえずは文章を作成してみるけど、内容がちぐはぐだったり、途中で自分が何を書きたいのか？わからなくなったりと時間ばかりがかかってしまう…

でも、ある方法を取り入れてから、
今では【報告書】や【上司とのメール文章のやり取り】ができるようになりました。

この記事では、
「なぜ文章作成は時間がかかるのか？」を整理しつつ、
今日からできる【文章作成効率化の5ステップ】と【小さなコツ】を紹介します。

最後には、僕自身が実践してうまくいった実例も紹介するので、
「文章作成って苦手だな…」と感じているあなたも、きっと希望が持てるはず！

なぜ文章作成は時間がかかるのか？

まず、そもそもなぜ時間がかかってしまうのか。
理由は、大きく分けて以下の３つです。

理由	詳細
頭の中が整理できていない	書く前に「何を伝えるか」があいまいだと迷走する
完璧を目指しすぎている	最初から完璧な文章を書こうとすると手が止まる
書きながら考えてしまっている	思考と執筆を同時にしようとして、脳が混乱する

つまり、文章を書く以前に【考え方】と【進め方】に問題があるケースが多いんです。

業務効率化できる文章作成の５ステップ

では、どうすればスムーズに書けるようになるのか？
僕がたどり着いた「５ステップ」を紹介します！

ステップ1：目的を明確にする

まず最初に、「この文章は何のために書くのか？」を一言で決めます。

たとえば…

• 報告書なら「現状を正確に伝え、次のアクションを促す」
• 企画書なら「上司を説得してGOサインをもらう」

この「目的設定」を最初にするだけで、ブレずに最後まで書けます。

ステップ2：伝えたいポイントを箇条書きにする

いきなり文章にしようとせず、
まずは紙でもメモアプリでもいいので、ポイントを箇条書きにします。

例）

• 今月の売上：前年比＋10%
• 主な成功要因：SNS広告の改善
• 今後の課題：リピーター率向上

これだけでもう「骨組み」ができたも同然！

ステップ3：流れ（構成）を決める

ポイントを並べ替えて、自然な流れを作ります。

例えば…

• 【現状】→【成功要因】→【課題】→【次のアクション】

この「道筋」を決めておけば、あとは肉付けするだけ。

ステップ4：とりあえず一気に書く

構成が決まったら、とにかく一気に書き切る！

このとき、「表現が変かも…」「誤字あるかも…」なんて気にしません。 細かい修正はあとからでOKです。

「完璧より完了」です。

ステップ5：推敲する（チェックリスト使用）

最後に、一度書いたものを以下のチェックリストで見直します。

チェック項目	ポイント
目的に沿っているか？	読み手に伝えたいことがブレていないか
ロジックに飛躍がないか？	途中で話が飛んだりしていないか
無駄な言葉がないか？	「つまり」「いわゆる」など、削れる部分はないか確認

これだけでも文章のクオリティがぐっと上がります。

効率を上げるちょっとしたコツ３つ

さらに、ちょっとした工夫を加えるだけで、もっと楽になります！

コツ1：テンプレートを作る

毎回ゼロから作るのは非効率。
「報告書用」「企画書用」など、自分専用のテンプレを作っておく。

毎回決まった文章内容でいいの？と思う人もいると思いますが、伝わればいいので細かいことは気にしないで作成しておきましょう。

コツ2：音声入力を活用する

書くより話すほうが得意な人は、スマホやPCの音声入力を使うのがおすすめ。
僕も移動中にメモ代わりにしゃべってます！

コツ3：時間制限をつける

ダラダラ書くと際限がなくなるので、「この作業は30分！」とタイマーをセットして集中する。
意外と、制限時間があるほうがサクサク進みますよ。

最後に…

もし今、「文章書くのに時間かかりすぎてヤバい…」と悩んでいるなら、
今日紹介したステップをぜひ試してみてください。

最初はちょっとぎこちなくても、続けるうちに必ずスピードもクオリティも上がります。

あなたの文章作成が、
「苦手」から「得意」に変わる、その一歩を今日踏み出しましょう！

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