ChatGPTを使ったメール返信の具体的な使い方【実践編】

仕事をしていると、 ・問い合わせメール ・社内調整メール ・お礼・お断り・催促 など、地味に時間を取られるメール返信が山ほどありますよね。
意外とこの作業に時間をとられて軽いストレスを感じることもあります。

ChatGPTは、この「考える時間」と「文章を整える時間」を一気に短縮してくれます。

ここではChatGPTやGeminiなどのAIを使ってメール返信をするノウハウをしょうかい紹介します。
ぜひ、試してみてくださいね。

まず最初に紹介したいのはシンプルな方法です。

① まずは「元メール」をそのまま貼る

届いたメール本文を、そのままChatGPTに貼り付けます。

例↓
以下のメールに返信したいです。 ・社内向け ・丁寧だけど堅すぎない文体で ・要点は簡潔に
【元メール】 〇〇の件について確認させてください。

② 条件を一言添えるのがコツ

精度を上げるポイントは、 「どういう立場・どういうトーンか」を一言足すこと。
よく使う条件例👇

✔ 管理職として返信してください
✔ 取引先向けで、失礼のない表現にしてください
✔ 社内向けで、ややカジュアルにしてください
✔ クレーム対応なので、丁寧で配慮ある文章にしてください
✔ 断りのメールですが、角が立たない表現にしてください

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③ そのまま使わず「微調整」する

ChatGPTが出した文章は、8〜9割完成だと思ってください。

おすすめの使い方👇
✔ 冒頭の挨拶だけ自分好みに変える
✔ 社名・名前・日付を確認　
✔ 「自分ならこの言い回しは使うかな？」を一瞬考える

👉 完璧を求めず、下書きを作らせる感覚が正解です。

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④ よくあるメールは「テンプレ化」すると最強

一度うまくいった返信は、こんな感じで保存しておくと便利

✔ お礼メール（社外用）
✔ お断りメール
✔ 確認・催促メール
✔ クレーム初動対応

次からは↓

このテンプレをベースに、 今回の内容に合わせて書き換えてください。
毎回ゼロから考えなくてよくなります。

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⑤ ChatGPTを使うと何が変わる？

実際に使うと、こうなります👇

Before ・文章を考えるのに10〜15分 ・言い回しで悩む ・疲れて後回しになる

After ・2〜3分で下書き完成 ・感情的にならず冷静な文章 ・返信が早くなり印象アップ

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まとめ

ChatGPTでのメール返信は、

① 元メールを貼る
② 条件を一言添える
③ 下書きとして使う
④ よく使うものはテンプレ化

これだけです。

「文章力が上がる」というより、 迷う時間・消耗する時間が減るのが一番のメリットですね。

いかがだったでしょうか？
AIを使い時短して必要なことに必要な力を注げるように出来ることは全体的な効率を上げます。