仕事のメールを書くときに、丁寧な表現が思いつかず時間がかかることはありませんか。ChatGPTを使えば、伝えたい事実を箇条書きで渡すだけで、メールの下書きを短時間で整えられます。
先に結論
ChatGPTには「相手・目的・伝える事実・希望する文体・入れてはいけない内容」の5点を伝えるのがコツです。生成文はそのまま送らず、宛名、日付、金額、約束、添付ファイルを人が確認しましょう。
ChatGPTでメールを作ると何が便利？
ChatGPTは、ゼロから文章を考えるだけでなく、自分で書いた下書きを読みやすく直したり、相手に合わせて文体を調整したりできます。特に、日程調整、お礼、お詫び、依頼、断りのように定型的なメールの下書きと相性がよい使い方です。
- 箇条書きのメモを丁寧な文章にまとめる
- 長すぎるメールを簡潔にする
- 敬語や不自然な言い回しを見直す
- 相手別に文章の雰囲気を変える
- 件名の候補を複数作る
初心者でも迷わない3ステップ
- 事実を箇条書きにする
誰に、何のために、何を伝えるのかを整理します。名前や会社名は「担当者様」「A社」のように置き換えます。 - ChatGPTへ条件を付けて依頼する
文章の長さ、丁寧さ、件名の有無、勝手な情報を追加しないことを明記します。 - 人が確認してから送信する
生成された文をメールソフトへ移し、宛先や事実関係を確認します。
入力前に準備するメモ
| 項目 | 入力例 |
|---|---|
| 相手 | 取引先の担当者 |
| 目的 | 打ち合わせ日程を調整する |
| 伝える事実 | 候補日は11月18日と20日、所要時間は60分 |
| 文体 | 丁寧だが堅すぎない |
| 禁止事項 | 記載していない約束や理由を追加しない |
そのまま使える基本プロンプト
あなたはビジネスメールの編集者です。以下の事実だけを使って、取引先へ送るメールの下書きを作ってください。
- 目的：［メールの目的］
- 相手：［相手との関係］
- 伝える事実：［箇条書き］
- 文体：丁寧で簡潔
- 長さ：300文字程度
件名も1つ提案してください。入力にない日付、理由、金額、期限、約束は追加しないでください。不足情報は［要確認］と表示してください。
角かっこの部分を自分の状況に置き換えて使います。「不足情報は［要確認］」と指定しておくと、AIが想像で内容を補うのを見つけやすくなります。
目的別のプロンプト例
日程調整メール
取引先との打ち合わせ日程を調整するメールを作ってください。候補日は11月18日午前、11月20日午後です。オンラインで60分を予定しています。都合のよい時間を返信してもらう内容にしてください。候補日以外の日程や、入力していない会議内容は追加しないでください。
お礼メール
本日の打ち合わせへのお礼メールを作ってください。相手が時間を取ってくれたことへの感謝と、確認事項を明日までに整理して連絡することを伝えます。丁寧で、200文字程度にしてください。
断りのメール
依頼を受けられないことを伝えるメールを作ってください。今回は対応できないという事実だけを使い、架空の理由は追加しないでください。相手への感謝を示しつつ、曖昧な期待を持たせない文章にしてください。
入力してはいけない情報
個人情報や社外秘をそのまま貼り付けない
顧客名、メールアドレス、電話番号、契約金額、未発表情報などは入力せず、「A社」「担当者様」「金額X」のように置き換えましょう。会社で生成AIの利用ルールが定められている場合は、そのルールを優先します。
個人向けChatGPTでは、設定の「データコントロール」から、会話をモデル改善に利用するかどうかを変更できます。ただし、設定にかかわらず、業務上入力してよい情報かを先に判断することが大切です。
送信前に確認する7項目
- 宛名、会社名、部署名、役職は正しいか
- 日付と曜日は一致しているか
- 金額、数量、期限に誤りがないか
- 約束していない対応や値引きが追加されていないか
- 添付すると書いたファイルを実際に添付したか
- ［要確認］や仮名が残っていないか
- 相手が次に何をすればよいか分かるか
おすすめの使い方
ChatGPTは「送信者」ではなく「下書きを手伝う編集者」として使うと安心です。最終判断と送信は自分で行いましょう。
よくある質問
ChatGPTが作ったメールはそのまま送ってもよいですか？
そのまま送るのはおすすめしません。宛名、日付、金額、期限、約束、添付ファイルなどを自分で確認し、必要に応じて書き直してから送信しましょう。
自分で書いたメールの添削にも使えますか？
はい、使えます。自分で書いた文章を貼り付けて「意味を変えずに、丁寧で簡潔な表現へ直してください」と頼むと便利です。ただし、個人情報や社外秘は入力しないようにしましょう。
メール全文を貼り付けても大丈夫ですか？
個人情報や社外秘が含まれていない場合に限り、内容を確認してから利用してください。顧客名、メールアドレス、電話番号、契約金額、未発表情報などは「A社」「担当者様」のように置き換えるのが安全です。
