会議中に取った箇条書きのメモを、あとで議事録にまとめるのが大変。何から書けばよいか迷って、そのままになっていませんか。
ChatGPTには、メモを読みやすい議事録の下書きに整える使い方があります。大切なのは、きれいな文章を頼む前に、決まったこと・まだ決まっていないこと・次の作業を分けることです。
この記事では、40代以降のAI初心者の方も試せるように、録音や専用ツールを使わず、文字のメモだけで進める手順を紹介します。練習用の架空メモと、そのまま使える指示文も用意しました。
先に結論
入力してよいメモを選び、整理する項目と「推測で補わない」条件を伝えます。返ってきた文章は、元のメモと照らし合わせてから共有しましょう。
ChatGPTでできるのは、議事録の下書きを整えること
議事録は、会議で何を話し、何が決まり、誰が次に動くかを残す記録です。発言を一字一句並べる「文字起こし」とは目的が違います。今回は、会議中に自分で書いた短いメモを材料にします。
ChatGPTは、ばらばらの項目を分類したり、文章を短くしたり、作業の担当と期限を表にしたりする補助に使えます。一方、会議に参加した人の代わりに、合意があったかどうかを判断することは任せられません。
「プロンプト」とは、AIに送るお願いや条件を書いた指示文のことです。難しい書き方を覚えるより、「何を材料に、どんな形にしてほしいか」を具体的に伝えるところから始めましょう。
入力前に確認すること：仕事の情報をそのまま貼らない
最初に、職場のAI利用ルールを確認してください。個人向けのChatGPTへ業務情報を入力してよいとは限りません。利用が認められていなければ、実際の会議メモは使わず、この記事の練習用メモで試します。
入力が認められている場合も、取引先名、連絡先、個人を特定できる情報、未公開の数字や契約情報などを点検します。名前をAさんに置き換えるだけで、すべての情報を安全にできるわけではありません。必要な範囲まで内容を減らしてください。
個人向けChatGPTの学習利用に関する設定は、設定内の「データコントロール」で確認できます。ただし、設定を変えることと、会社の許可を得ることは別です。画面や利用条件は変わるため、操作時はOpenAI公式のデータコントロール案内も確認してください。
会議メモを議事録に整える4ステップ
ステップ1：練習用メモを用意する
まずは、下の架空メモを使ってみてください。実在する会議の記録や実測した結果ではありません。あえて未決定の情報を残してあり、AIが勝手に補っていないかを確認できます。
【練習用・架空の会議メモ】
会議名：社内勉強会の準備
日時：2026年11月16日 10:00〜10:20
参加：Aさん、Bさん、Cさん
・勉強会は12月4日 15:00開始に決定
・会場は第1会議室を候補にする。予約はまだ
・案内文の下書きはAさんが11月20日までに作る
・配布資料は紙かPDFか、次回相談
・Bさんは会場の空きを調べる。期限は決めていない
・参加人数は未確認
・次回会議の日程は未定自分のメモを使うときは、「案」「決定」「未確認」といった短い言葉を添えておくと、後から分類しやすくなります。不明な点を埋めるために、記憶のあいまいな情報を書き足す必要はありません。
ステップ2：完成形と守ってほしい条件を伝える
ChatGPTで新しいチャットを開き、次の指示文と、その下に練習用メモを貼り付けて送信します。最初から長い文章にするより、確認しやすい項目に分けるのがおすすめです。
以下の会議メモだけを材料に、議事録の下書きを作ってください。
【出力する項目】
1. 会議名・日時・参加者
2. 決定したこと
3. 未決定・確認が必要なこと
4. 次の作業（作業／担当／期限の表）
【守る条件】
・メモにない事実、理由、担当者、期限は追加しない
・候補や提案を、決定事項に変えない
・不明な担当や期限は「未定」または「要確認」と書く
・日付、時刻、数字はメモの表記を保つ
・あいまいな表現は推測せず、確認が必要なことに残す
・読みやすい短い日本語でまとめる
【会議メモ】
ここにメモを貼り付ける職場に決まった議事録のひな型がある場合は、「出力する項目」をそのひな型の見出しに置き換えます。ひな型に欄があっても、メモに情報がなければ「要確認」と残す方が、後で確認しやすくなります。
ステップ3：元メモと一項目ずつ照らし合わせる
文章が自然でも、内容が正しいとは限りません。次の表は、今回の練習メモで人が確認するポイントです。実際のChatGPTの返答を掲載したものではなく、照合用の見本です。
| 元メモ | 残すべき内容 | 避けたい変化 |
|---|---|---|
| 第1会議室は候補 | 会場は未確定 | 会場が決定したと書く |
| Aさんが11月20日までに下書き | 担当・期限・下書きを保つ | 完成版を配布すると書く |
| Bさんが空きを調べる | 期限は未定 | Aさんと同じ期限を入れる |
特に「下書きを作る」と「配布する」は別の作業です。担当と期限だけでなく、どこまで行う約束だったかも確かめます。会議名、日時、参加者の抜けや、未決事項の削除も確認してください。
ステップ4：不足を確認し、承認後に共有する
違いを見つけたら、誤っている部分を具体的に指摘します。「もっと正確に」だけでは、どの情報を直すか伝わりにくいためです。
会場は第1会議室に決定していません。「候補・予約未了」に直してください。
Bさんの期限はメモにないので「未定」にしてください。
そのほかに、元メモにない追加情報があれば一覧で示してください。追加情報の確認をAIに頼んでも、見落としがなくなるとは限りません。最後は自分で元メモと照合し、必要に応じて参加者に確認します。氏名などを置き換えていた場合は、許可された保存先で対応関係を確認しながら戻してください。
確認が終わるまでは「議事録案」と明記し、職場の確認・承認の手順を通して共有します。未定の期限や担当をAIで埋めて完成扱いにせず、誰に何を確認するかを残しましょう。
つまずきやすい点と直し方
長すぎる・重要な項目が消える
長い場合は「各項目は短い箇条書きに。ただし決定事項と作業の担当・期限は省略しない」と追加します。短くすることを優先しすぎると、判断の前提や保留の理由が消えることがあるので、必要な背景は残してください。
長いメモを分割する場合は、議題ごとに区切り、同じ会議の続きだと伝えます。分割後は、全体で担当や結論が食い違っていないかも点検しましょう。
意見が対立しているのに結論が一つになる
「複数の意見は分けて記載し、合意した範囲だけを決定事項にしてください」と伝えます。発言者が不明なら、発言者名も推測させません。会議後の記憶だけで解消できない違いは、参加者への確認事項です。
注意：指示文だけで誤りを防ぎきることはできません
OpenAIも、ChatGPTは自信のある表現で誤った情報を出すことがあると案内しています。重要な日付・数字・合意内容は、必ず元の記録で確かめてください。
よくある質問
録音や文字起こしがなくてもできますか？
はい。この記事のように、文字で書いた箇条書きメモを整理する方法から始められます。ただし、記録に残っていない発言や合意は復元できません。足りない内容は参加者に確認してください。
「要確認」がたくさん出たら失敗ですか？
失敗とは限りません。メモにない担当や期限を見つける手掛かりになります。担当者に確認する項目として残し、確認できた情報だけを反映しましょう。
学習利用をオフにすれば、社外秘のメモも入力できますか？
その設定だけでは判断できません。会社の利用規程、契約、使うアカウントの条件を確認してください。入力してよいか不明な場合は、業務メモの代わりに架空の内容で練習します。
まとめ：最初の一回は短いメモで試そう
ChatGPTで議事録を作るときは、入力できる情報を選び、整理する項目と禁止事項を伝え、元メモと照合する順番で進めます。「候補」を「決定」にしないこと、担当や期限を勝手に足さないことが大切です。
まずはこの記事の練習用メモを貼り付けて、第1会議室が「未確定」、Bさんの期限が「未定」と残っているか確認してみてください。文章の見栄えに加えて、事実を保てたかを見ることが、仕事で使うための第一歩です。
公式情報・参考資料
仕様・注意点の確認日：2026年11月15日。画面や設定名は利用環境によって異なる場合があります。
